Algemene privacyverklaring Gemeente Apeldoorn

De verantwoordelijke

De bestuursorganen van de gemeente zijn verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens de gemeente worden uitgevoerd. De bestuursorganen van de gemeente zijn de burgemeester, het college van burgemeesters en wethouders en de gemeenteraad. Daarnaast is ieder afdelingshoofd van de gemeentelijke organisatie verantwoordelijk voor een goede omgang met persoonsgegevens binnen de betreffende afdeling.

Verwerken van persoonsgegevens

De gemeente Apeldoorn heeft wettelijke taken en verplichtingen. Om die taken en verplichtingen uit te voeren is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken. Als u bijvoorbeeld een paspoort aanvraagt of verhuist naar de gemeente Apeldoorn, dan gebruikt de gemeente daarbij uw persoonsgegevens. Het kan ook zijn dat u persoonsgegevens verstrekt via bijvoorbeeld een afsprakenformulier op onze website. Ook bij onderwerpen als vergunningen, uitkeringen, veiligheid en zorg verwerken wij persoonsgegevens.

In sommige gevallen verwerkt de gemeente bijzondere persoonsgegevens wanneer u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens aan ons verstrekt. Dit is met name het geval bij voorzieningen in kader van Jeugdwet, Participatiewet en Wet maatschappelijke ondersteuning. Bijzondere persoonsgegevens krijgen door de wet extra bescherming de gevoelige aard van de gegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over bijvoorbeeld iemands gezondheid of strafrechtelijk verleden.

Doel en grondslag van verwerken persoonsgegevens

De gemeente Apeldoorn  gebruikt persoonsgegevens alleen als dat mag volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarin staat dat persoonsgegevens verwerkt mogen worden:

• als er expliciet toestemming voor is gegeven, of;
• als dat nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst, of;
• als dit nodig is voor een gerechtvaardigd belang voor een organisatie, of;
• als dat nodig is om vitale belangen te beschermen, of;
• als dat nodig is om aan een wettelijke verplichting te voldoen, of;
• als dat nodig is voor de uit oefening van een wettelijk vastgelegde taak en/of een taak van algemeen belang.

Wij verwerken uw gegevens vooral omdat dat nodig is voor de uitoefening van een wettelijk vastgelegde taak en/of een taak van algemeen belang. Bijvoorbeeld bij een geboorteaangifte of bij de aanvraag van een uitkering of subsidie. Maar ook bij het bieden van financiële hulp of om vragen, klachten of bezwaren te behandelen.

Bij het uitvoeren van deze taken passen wij het beginsel van dataminimalisatie toe. Dit betekent dat wij alleen de persoonsgegevens verwerken die minimaal nodig zijn om de vooraf vastgestelde doelen te behalen. Wanneer wij een taak zonder het gebruik van persoonsgegevens kunnen uitvoeren of met gegevens die niet naar personen te herleiden zijn, dan zullen wij dat doen.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Om onze taken en verantwoordelijkheden goed uit te voeren werken wij samen met partners buiten onze gemeentelijke organisatie. Dat kunnen andere overheidsinstanties zijn, maar soms ook private partijen. Op het moment dat we persoonsgegevens uitwisselen met externe partijen  maken we afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet en dit controleren wij.

Met bedrijven die uw gegevens in opdracht van ons verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Wanneer wij persoonsgegevens aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verstrekken, zal dit in overeenstemming gebeuren met de vereisten uit de wet, zoals het maken van passende afspraken over het niveau van de gegevensbescherming in dat land.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de wettelijke taken goed uit te kunnen oefenen, of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven. Persoonsgegevens bewaren wij niet langer dan nodig. Hierbij volgt de gemeente Apeldoorn de diverse wetten waarin dit is geregeld, zoals de Archiefwet 1995. De bewaartermijnen van archiefstukken staan in de gemeentelijke selectielijst. De actuele selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen is te vinden op de website van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

Uw rechten uitoefenen

Als inwoner of belanghebbende heeft u de volgende rechten als het gaat om de verwerking van uw persoonsgegevens:

• Inzage: u heeft recht om in te zien welke persoonsgegevens van u bij ons bekend zijn;
• Gegevens wissen: u heeft het recht om uw eigen gegevens te laten wissen;
• Correctie: u heeft het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten wijzigen of aan te vullen;
• Gegevens beperken: u heeft het recht om minder persoonsgegevens te laten verwerken;
• Overdragen gegevens: u heeft het recht om de persoonsgegevens die de gemeente van u heeft, te ontvangen en over te (laten) dragen naar een andere organisatie;
• Bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens.

U kunt uw verzoek om beroep te doen op een van de genoemde rechten indienen per e-mail via privacy@apeldoorn.nl onder vermelding van het betreffende onderwerp.

De gemeente geeft binnen 4 weken antwoord op uw verzoek. Let wel, persoonsgegevens van anderen verstrekken wij niet. Voordat wij inhoudelijk op uw verzoek of bezwaar kunnen reageren zullen wij checken of u de persoon bent die zich beroept op één van de bovenstaande rechten. Immers, we moeten voorkomen dat uw persoonsgegevens bij een andere persoon terecht komt. Hoe wij dat doen lichten wij u toe in onze antwoordbrief of e-mail.

Geautomatiseerde besluitvorming

De gemeente Apeldoorn maakt voor de uitvoering van sommige taken gebruik van geautomatiseerde besluitvorming. Hier wordt alleen gebruik van gemaakt wanneer dit noodzakelijk is. De gemeente is hier altijd transparant over. U heeft recht op een menselijke blik en u kunt de gemeente dus verzoeken om een nieuw besluit te nemen waarbij een medewerker van de gemeente uw gegevens beoordeelt.

Beveiliging

De gemeente Apeldoorn gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Wij nemen zowel technische als organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen. Zo verwerken alleen personen met een geheimhoudingsplicht uw persoonsgegevens en hebben alleen die personen toegang tot de persoonsgegevens die dat nodig hebben om hun werk te kunnen doen. De persoonsgegevens gebruikt de gemeente Apeldoorn alleen voor het doel waarvoor deze zijn verzameld. Daarbij zorgt de gemeente ook voor een passende technische beveiliging van de persoonsgegevens. Deze beveiliging is vastgelegd in het informatiebeveiligingsbeleid.

Wat te doen bij (het vermoeden van) een datalek?

Ondanks onze inspanningen kunnen incidenten helaas voorkomen. Denk aan het verkeerd adresseren van een e-mail of brief, een website waar te veel informatie op staat of een dossier dat kwijtraakt. In deze gevallen kan sprake zijn van een datalek. Het is van belang de gemeente daar zo snel mogelijk van op de hoogte te stellen. We kunnen dan maatregelen treffen om schade voor u te voorkomen en/of te verkleinen en willen, indien nodig, de betrokken personen informeren over het verlies. Heeft u het vermoeden dat er sprake is van een datalek, meld dit dan direct bij de gemeente Apeldoorn datalek@apeldoorn.nl of telefonisch via 14055. Wij gaan dan direct actie ondernemen.

Wat doen wij met uw gegevens tijdens uw websitebezoek?

In de proclaimer kunt u meer lezen over het gebruik van cookies op de website.

Wat doet de Functionaris Gegevensbescherming?

De gemeente Apeldoorn heeft een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG). Dat is een interne toezichthouder en adviseur voor de bescherming van persoonsgegevens. U kunt contact met de FG opnemen via fg@apeldoorn.nl.

Vragen of klachten

Als u vragen heeft over de bescherming van uw persoonsgegevens dan kunt u contact met ons opnemen via privacy@apeldoorn.nl. Heeft u een klacht over de manier waarop uw verzoek is behandeld door de gemeente, dan kunt u deze indienen via de procedure voor klachtbehandeling van de gemeente Apeldoorn. Zie meer informatie over de klachtenprocedure op onze website: 

Ook kunt u een klacht indienen bij de landelijke toezichthouder voor de bescherming van persoonsgegevens: de Autoriteit Persoonsgegevens. Kijk voor meer informatie op de website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Aanpassen privacyverklaring

Door nieuwe wetgeving of andere ontwikkelingen, past de gemeente Apeldoorn regelmatig haar processen aan. Dit kunnen ook wijzigingen zijn in de manier van het verwerken van persoonsgegevens. Wij raden u daarom aan om regelmatig op deze pagina te kijken. Deze pagina actualiseren wij doorlopend.

Versie 5 januari 2023